O que enviar para a contabilidade todo mês — e por que isso decide quanto você pode retirar
A maioria manda só as notas emitidas. Mas são o extrato, as notas tomadas, as compras de equipamento e os contratos de empréstimo que determinam se o seu lucro sai isento ou vira rendimento tributável na sua declaração.
Por Rita Cordeiro · e-cord contabilidadeQuase toda empresa manda as notas que emitiu. É o mínimo, e é o que a maioria entende por “mandar as coisas para o contador”. Só que as notas emitidas resolvem o cálculo do imposto — e imposto é a parte fácil.
O que decide quanto você pode tirar da empresa como lucro isento não são as notas de saída. São quatro documentos que costumam ficar para trás: o extrato bancário, as notas dos serviços que você contratou, as notas de equipamentos comprados e os contratos de empréstimo e financiamento.
Sem eles, a contabilidade não fecha. E sem contabilidade fechada, a lei impõe um teto para o que sai isento do seu CNPJ.
O limite que quase ninguém conhece
Empresa do Simples Nacional distribui lucro isento de imposto de renda — isso todo mundo sabe. O que quase ninguém sabe é que a isenção tem um teto quando não há escrituração contábil.
O artigo 14, §1º, da Lei Complementar 123/2006 diz que, sem contabilidade regular, o lucro isento é limitado ao resultado da aplicação dos percentuais de presunção do Lucro Presumido sobre a receita bruta, subtraído o IRPJ pago dentro do Simples. Os percentuais são os do artigo 15 da Lei 9.249/1995:
| Atividade | Percentual de presunção |
|---|---|
| Serviços em geral | 32% |
| Serviços de transporte (exceto cargas) | 16% |
| Comércio, indústria, transporte de cargas e serviços hospitalares | 8% |
| Revenda de combustível | 1,6% |
Repare no que isso significa para quem presta serviço: mesmo que a empresa gaste pouco e sobre muito, a lei presume que só 32% da receita virou lucro. O resto, na visão do Fisco, não existe como lucro isento — a não ser que a contabilidade prove o contrário.
Um exemplo com números
Uma PJ de serviços que fatura R$ 25.000 por mês, ou R$ 300.000 no ano, com R$ 84.000 de pró-labore e R$ 20.000 de custos:
| Sem escrituração contábil | Valor |
|---|---|
| Receita bruta do ano | R$ 300.000,00 |
| Presunção de serviços (32%) | R$ 96.000,00 |
| (−) IRPJ pago dentro do DAS | R$ 969,60 |
| Lucro que pode sair isento | R$ 95.030,40 |
| Com escrituração contábil | Valor |
|---|---|
| Receita bruta do ano | R$ 300.000,00 |
| (−) Custos e despesas comprovados | R$ 20.000,00 |
| (−) Pró-labore e encargos | R$ 84.000,00 |
| (−) DAS do ano | R$ 24.240,00 |
| Lucro contábil — todo ele isento | R$ 171.760,00 |
A diferença entre os dois cenários é de R$ 76.729,60. Esse valor, se sair da empresa sem contabilidade que o sustente, não é lucro isento: é rendimento tributável na sua pessoa física, sujeito à tabela progressiva. Na faixa de 27,5%, são cerca de R$ 21.100 de imposto que você paga sem precisar.
É o §2º do mesmo artigo 14 que abre a porta: havendo escrituração contábil regular que demonstre lucro maior, o limite da presunção deixa de existir. A contabilidade não é burocracia nesse caso — é o documento que autoriza a retirada.
Os quatro documentos que faltam todo mês
Para a contabilidade fechar e o lucro ficar coberto, o escritório precisa enxergar o dinheiro inteiro — não só o que entrou por nota fiscal.
Extrato bancário do mês
É a espinha dorsal de tudo. O extrato é o único documento que mostra o dinheiro de verdade: o que entrou, o que saiu e quando. É contra ele que cada lançamento é conferido, e é ele que prova que o valor retirado como lucro saiu mesmo como lucro.
Sem o extrato, entrada sem origem identificada tende a ser tratada como receita não declarada, e saída sem documento vira despesa não comprovada ou retirada do sócio. Nos dois casos, o lucro apurado deixa de refletir a realidade.
Notas dos serviços que você contratou
Aluguel, subcontratados, softwares, freelancers, agência, coworking. Como o imposto do Simples não muda com a despesa, muita gente acha que essa nota é irrelevante. É o contrário: é ela que transforma uma saída do extrato em custo legítimo e mantém o lucro contábil coerente com o saldo do banco.
Tem outro lado, mais imediato: em vários serviços tomados a empresa é obrigada a reter INSS, ISS ou IR na fonte. Se a nota não chega, a retenção não acontece — e a responsabilidade pelo recolhimento continua sendo da sua empresa, não de quem prestou.
Notas de equipamentos e bens do imobilizado
Notebook, cadeira, câmera, equipamento de consultório, veículo. Esses bens não são despesa do mês: entram no ativo da empresa e se transformam em despesa aos poucos, pela depreciação. Lançar como despesa distorce o resultado do mês; não lançar cria um bem que existe na prática e não existe no balanço.
O bem comprado com dinheiro da empresa e nunca registrado costuma reaparecer como patrimônio a descoberto na declaração do sócio, ou como saída do banco sem contrapartida. E, quando esse bem é vendido, não há custo registrado para abater do ganho.
Contratos de empréstimo e financiamento
É o item mais perigoso da lista, porque é o que mais parece inofensivo. Empréstimo é dinheiro que entra na conta e não é receita — é dívida. E parcela paga não é despesa inteira: só os juros são resultado; a amortização apenas reduz o saldo devedor.
Sem o contrato em mãos, um crédito de R$ 50.000 na conta pode ser tratado como receita omitida: além de imposto sobre um valor que não é faturamento, ele empurra o RBT12 para cima e pode mudar sua faixa do Simples, ou até desenquadrar quem está perto do limite.
Como fica a rotina
Não precisa ser complicado. O que funciona na prática é uma rotina curta, sempre no mesmo dia do mês:
- Até o dia 5 — envie o extrato do mês fechado, em PDF ou OFX, de todas as contas da empresa (inclusive as contas digitais e a maquininha).
- Junto com o extrato — as notas dos serviços que você contratou e as notas de equipamentos comprados no mês.
- Quando acontecer — contrato de empréstimo, financiamento, consórcio ou antecipação de recebíveis, no mês em que for assinado. Uma vez só, não todo mês.
- Todo mês — você recebe a apuração e, com ela, quanto pode ser retirado como lucro com cobertura contábil.
A novidade de 2026: os 10% sobre dividendos
A Lei 15.270/2025 passou a prever retenção de 10% de imposto de renda na fonte sobre lucros e dividendos pagos por uma mesma empresa a uma mesma pessoa física acima de R$ 50.000 por mês, com efeitos a partir de 2026. O limite é por beneficiário: numa sociedade com dois sócios, cada um tem o seu.
Para o Simples Nacional a questão está em aberto. Há entendimento consistente de que uma lei ordinária não poderia alcançar uma isenção prevista em lei complementar específica do regime, e a discussão deve ir para o Judiciário. Enquanto não houver posição definitiva, a conduta prudente é a mesma de sempre — só que com mais motivo: ter a contabilidade em dia e o lucro documentado. Quem distribui valores altos sem escrituração acumula os dois riscos ao mesmo tempo.
Resumindo
- Notas emitidas resolvem o imposto. Extrato, notas tomadas, imobilizado e empréstimos resolvem o lucro.
- Sem escrituração contábil, o lucro isento para de crescer na presunção — 32% da receita, para serviços.
- Com escrituração contábil regular, o limite deixa de valer e o parâmetro passa a ser o lucro apurado.
- O que sai acima do limite sem cobertura contábil não é isento: é rendimento tributável esperando cruzamento de informação.
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Falar com a e-cord Abrir a calculadoraEste texto tem finalidade informativa e considera a legislação vigente em setembro de 2026 — LC 123/2006 (art. 14, §§ 1º e 2º), art. 15 da Lei 9.249/1995 e Lei 15.270/2025. Os valores dos exemplos são ilustrativos e arredondados; a apuração real depende do anexo, da faixa, da composição de custos e da situação de cada empresa. A aplicação da retenção de 10% às empresas do Simples Nacional ainda não está pacificada. Este material não substitui a análise do seu contador.